Atlatos Expense Engine
Reisekosten abrechnen: schnell, präzise und effizient nach Unternehmensvorgaben
Mit der Atlatos Expense Engine können Reisen einfach online abgerechnet werden. Dabei werden die Buchungsdaten bereits aufgeführt, so dass eine erneute Eingabe der gebuchten Leistungen entfällt.

Die Atlatos Expense Engine bildet steuerliche Besonderheiten unter anderem des deutschen Steuerrechtes ab. So können sowohl die gesetzlichen Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen berechnet werden, als auch die Kilometerpauschalen für PKW.

Alternativ können auch individuelle Abrechnungsvorgaben des Unternehmens abgebildet und daraus resultierende steuerpflichtige Anteile ausgewertet werden.

Automatisiert werden aus den gebuchten Reiseleistungen Reisekostenabrechnungen vorgefertigt, die nur um die vor Ort entstandenen Reiseleistungen von dem Reisenden ergänzt oder angepasst werden. Sobald bei den „aktuellen Reisen“ das Anreisedatum in der Vergangenheit liegt, wird vom System automatisch eine Vorlage für eine Reisekostenabrechnung generiert. Der Reisende bestimmt, ob er mehrere Reisen in einer Reisekostenabrechnung zusammenfassen möchte.

Vorab ist eine Überprüfung der schon hinterlegten Reisekosten pro Reise erforderlich. Entsprechen bspw. die Kosten für den Mietwagen nicht mehr mit dem Preis bei Buchung überein, da z. B. Zusatzleistungen vor Ort in Anspruch genommen wurden, kann der Reisende die jeweiligen Reisekosten abändern. Gleichzeitig können auch vor Ort entstandene Reisekosten abgerechnet werden. Es wird hierbei ein neuer Kostenbeleg mit der entsprechenden Spesenart angelegt.

Mit Nutzung des Atlatos Profi Travellers und der Atlatos Expense Engine können Unternehmen den kompletten Geschäftsreiseprozess von Planung und Buchung bis zur Reisekostenabrechnung abbilden - eine Plattform für die komplette Reiseorganisation. Optional können auch Abrechnungsdaten von Kreditkartenanbietern mit Buchungsdaten abgeglichen und in den Abrechnungsprozess integriert werden.

Neben der Self-Service Reisekostenabrechnung bieten wir Ihnen über unseren Partner taa auch die Reisekostenabrechnung im Outsourcing auf Basis der Atlatos Expense Engine an.

Die Zukunft gehört der webbasierten Reiseabrechnung
Reisekostenabrechnungen gehören zu den ungeliebten Aufgaben der Mitarbeiter und sind zudem auch zeitaufwändig. Ziel ist es daher, die Reisekostenabrechnung so komfortabel wie möglich zu gestalten und den Zeitaufwand zu reduzieren. Ein Online-Abrechnungstool steigert die Effizienz der Reisekostenabrechnung erheblich. Auf Basis der Buchungsdaten kann die Reisekostenabrechnung schnell vervollständigt werden. Einfach die vor Ort entstandenen Ausgaben ergänzen, Reisezeiten ggf. korrigieren und online zur Genehmigung weiterleiten.

Für eine effiziente Reisekostenabrechnung können unterschiedliche Abrechnungsformen für Ihr Unternehmen die richtige Lösung sein.

Abrechnung im Self-Service
Bei der Reisekostenabrechnung im Self-Service nutzen die Mitarbeiter ein Online- Abrechnungstool und können einfach die Reisekostenabrechnung erledigen. Ein Online- Genehmigungsprozess ermöglicht die Freigabe durch den Vorgesetzten. Die Buchhaltung kann nach Freigabe und abschließender Prüfung der Abrechnung eine Export-Datei nach Unternehmenswunsch erstellen, um diese in nachgelagerte Systeme zur Verbuchung und Auszahlung zu importieren. Die Nebenbuchhaltung mit Kontierungen, Steuerschlüssel, Kostenstellen sind in dem Online-Abrechnungstool bereits abgebildet.

Abrechnung im Semi-Selfservice
Bei der Reisekostenabrechnung im Semi-Selfservice nutzen die Mitarbeiter ein Online- Abrechnungstool und können einfach die Reisekostenabrechnung erledigen. Ein Online- Genehmigungsprozess ermöglicht die Freigabe durch den Vorgesetzten. Anschließend prüft ein Dienstleistungsunternehmen wie z. B. die taa die steuerliche Korrektheit der Abrechnung, veranlasst die Auszahlung an die Mitarbeiter, sorgt für die Archivierung der Abrechnungen und liefert dem Unternehmen die gewünschten aufbereiteten Abrechnungsdaten.

Abrechnung im Full-Service
Für den Mitarbeiter ist der Full-Service die komfortabelste Variante der Abrechnung. Nach dem Schuhkarton-Prinzip werden alle Belege mit den Reisezeiten und Kostenstellen direkt an den Abrechnungsdienstleister übergeben. Der Dienstleister erstellt dann über ein Online- Abrechnungstool die Reisekostenabrechnung und prüft die Belege auf die Reiserichtlinie des Unternehmens. Anschließend veranlasst der Dienstleister die Auszahlung an die Mitarbeiter, sorgt für die Archivierung der Abrechnungen und liefert dem Unternehmen die gewünschten aufbereiteten Abrechnungsdaten.