Reisekostenabrechnung Software: von der Buchung bis zum Export
Die Atlatos Expense Engine ist eine Reisekostenabrechnung Software für den gesamten Geschäftsreiseprozess. Sie berechnet Verpflegungs- und Kilometerpauschalen nach deutschem Reisekostenrecht nach EStG (andere Steuerrechte möglich), prüft gegen Ihre Reiserichtlinie und übergibt fertige Buchungssätze an die Finanzbuchhaltung. Hier laufen Antrag, Genehmigung und Buchung in einem System, sodass die Reisedaten bei der Abrechnung bereits vorliegen.
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Vom Antrag bis zur Abrechnung in einem System
Viele Anbieter setzen erst bei der Abrechnung an. Reisende haben zu diesem Zeitpunkt längst gebucht, oft an der Reiserichtlinie vorbei. Die Belege werden erst hinterher eingereicht, sodass Verstöße dann nur festgestellt und nicht mehr verhindert werden können.
Wir bilden den vollständigen Prozess ab:
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5Der Unterschied zeigt sich am Monatsende. Flug, Hotel und Bahnfahrt stehen mit Preis, Datum, Reisezeit und Kostenstelle bereits im System, da sie dort gebucht wurden. Die Abrechnung startet nicht mit einem leeren Formular, sondern mit einem vorbefüllten Vorgang inklusive integrierter Rechnungsbelege für Flüge, Hotel oder Bahntickets. Der Reisende ergänzt nur Belege für vor Ort entstandene Kosten wie Taxi und Bewirtung, alles Übrige liegt schon vor. Die Belege werden automatisiert ausgelesen, ohne großen Aufwand.
Funktionsumfang der Atlatos Expense Engine
Buchungsdaten übernehmen
Gebuchte Reisen werden zur vorbefüllten Berechnungsgrundlage.
Belege erfassen
Fotografieren, KI‑basiertes Auslesen und bei Bedarf mehrere Reisen bündeln.
Pauschalen berechnen
Verpflegung, Unterkunft und Fahrtkosten inklusive eventueller Kürzungen.
Genehmigen & freigeben
Mehrstufig oder automatisiert, am PC oder mobil.
Kontieren & exportieren
Nach Ihrem Schema in Finanz- und Gehaltssysteme.
Deutsches Reisekostenrecht
EStG, BRKG und Landesreisekostengesetze.
Die Dreimonatsfrist prüft das System, nicht Ihre Buchhaltung
Verpflegungspauschalen verfallen, wenn sie zu spät geltend gemacht werden. Oft kontrollieren Unternehmen das von Hand oder gar nicht. Mit unserer Software zur Reisekostenabrechnung passiert das nicht mehr. Die Atlatos Expense Engine übernimmt auf Wunsch die Prüfung und meldet z. B. Drei-Monatsfristen im Reporting.
Wer abrechnet, muss nicht der Reisende sein
Assistenzkräfte können die Abrechnungen stellvertretend erstellen. Vielreisende fassen mehrere Reisen zu einem Vorgang zusammen. Ihre Buchhaltung arbeitet mit einer eigenen Übersicht für Zahlungsfreigabe und Nachbearbeitung. Bei Rückfragen zum System steht Ihnen unser Second-Level-Support gern zur Verfügung.
Lernen Sie die Atlatos Expense Engine kostenfrei kennen.
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Laura Zingel
Account Managerin
Deutsches Reisekostenrecht ohne Nacharbeit
Internationale Anbieter bilden das deutsche Reisekostenrecht oft nur an der Oberfläche ab. Spätestens bei einer Betriebsprüfung fallen dann falsch berechnete Pauschalen auf. Wir entwickeln bereits seit 2006 für den deutschen Markt.
Die Abrechnung folgt den aktuellen Regelungen des Einkommensteuergesetzes. Verpflegungs- und Unterkunftspauschalen werden vom System einschließlich eventueller Kürzungen berechnet, auf Wunsch nach firmenspezifischen Sätzen. Die Fahrtkosten werden dabei über eine Routenplanung, basierend auf Google Maps, ermittelt.
Für die öffentliche Hand bilden wir zusätzlich das Bundesreisekostengesetz sowie Landesreisekostengesetze ab, darunter Bayern und Baden-Württemberg. Auf Anfrage lassen sich auch nationale Steuerrechte für Auslandsgesellschaften oder eine reine Belegabrechnung in der jeweiligen Währung hinterlegen.
Jährliche Änderungen der Pauschbeträge pflegen wir zentral ein. Sie müssen dafür keine Vorlagen anfassen.
Schnittstellen zu Buchhaltung, ERP und HR-Systemen
Eine Reisekostenabrechnung Software steht nie allein. Sie zieht Stammdaten aus dem HR-System und übergibt die Abrechnungsdaten zur Auszahlung an Finanz- und Gehaltssysteme.
Die Atlatos Expense Engine stellt bereits verschiedene Schnittstellen, z. B. für SAP, DATEV oder Navision, bereit. Wo das nicht reicht, richten wir eine kundenspezifische Export-Schnittstelle ein. Stammdaten importieren wir inklusive Genehmigungsstruktur, sodass Ihre IT keine Parallelpflege aufbaut.
Die Kontierung folgt dabei Ihrem Schema, denn ein standardisierter Export, der nachbearbeitet werden muss, ist keine Schnittstelle.
Deutsches Unternehmen, deutsche Datenhaltung
Wir sind ein inhabergeführtes deutsches Unternehmen und seit 2006 am Markt. Wir hosten in Deutschland und der EU. Unser Rechenzentrum ist nach ISO 27001 und PCI DSS zertifiziert. Zusätzlich führen wir regelmäßig externe Datenschutz- und Security-Audits durch.
Auf Wunsch archivieren wir Ihre Abrechnungen revisionssicher nach GoBD über zehn Jahre.
Software und persönlicher Service
Vieles funktioniert über einen reinen Self-Service. Das funktioniert, solange nichts schiefgeht. Ein gestrichener Flug oder eine kurzfristige Umbuchung können schnell zum Problem in der Abrechnung werden.
Unsere Reisekosten Software ist mit einem angebundenen Reisebüro-Netzwerk verbunden. Darüber haben Sie Zugriff auf über 150 Partner. Dazu zählen mehr als 45 Premium-Geschäftsreisebüros mit über 2.000 Business-Travel-Experten. Ihre Reisenden buchen selbst, solange es einfach ist. Im Störfall erreichen Sie bei uns immer eine Person, die den Vorgang kennt.
Starke Kooperationen
Beispiele aus der Praxis
Case Study plusserver
Optimiertes Travel Management
plusserver nutzt Atlatos seit 2017
Case Study Barmenia
Mehr Effizienz und Effektivität ohne Medienbrüche
Wie Atlatos End-to-End-Prozesse ganzheitlich gestaltet
Case Study Ceyoniq
Alle Abläufe des Reisemanagements einfach integriert
Wie Atlatos Business Travel Lösungen konzipiert und umsetzt
Häufige Fragen zur Software für Reisekostenabrechnungen
Was unterscheidet die Atlatos Expense Engine von reinen Abrechnungstools?
Viele Tools setzen bei der Abrechnung an und kennen die Reise nicht. Bei Atlatos laufen Antrag, Genehmigung und Buchung im selben System. Aus den Buchungsdaten entsteht die Abrechnungsvorlage, statt dass der Reisende alles neu erfasst.
Berechnet die Software Verpflegungspauschalen und Kürzungen automatisch?
Ja. Verpflegungs- und Unterkunftspauschalen berechnet das System nach den gesetzlichen und, wo hinterlegt, nach Ihren firmenspezifischen Vorgaben. Die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten ist eingeschlossen.
Eignet sich die Software auch für den öffentlichen Dienst?
Ja. Neben dem Einkommensteuergesetz bilden wir das Bundesreisekostengesetz sowie Landesreisekostengesetze ab, darunter Bayern, Bremen und Baden-Württemberg.
Welche Schnittstellen sind verfügbar?
Standard-Exporte gibt es unter anderem für SAP, DATEV, Navision und ADP. Kundenspezifische Export-Schnittstellen sind möglich. Stammdaten importieren wir inklusive Genehmigungsstruktur.
Wie werden unsere Daten geschützt?
Wir hosten in Deutschland und der EU. Unser Rechenzentrum ist nach ISO 27001 und PCI DSS zertifiziert. Auf Wunsch archivieren wir revisionssicher nach GoBD über zehn Jahre.
Können Reisende auch unterwegs abrechnen?
Ja, über die mobile Anwendung der Reisekosten App.
Was passiert bei einer kurzfristigen Umbuchung?
Über unser Netzwerk aus über 150 Reisebüro-Partnern erreichen Ihre Reisenden einen persönlichen Ansprechpartner. Diese Eskalationsstufe fehlt bei reinen Self-Service-Portalen.
Rechnen wir auch Reisen von Auslandsgesellschaften ab?
Auf Anfrage lassen sich nationale Steuerrechte oder eine reine Belegabrechnung in der jeweiligen Währung hinterlegen.
