Effizient und intelligent: Digitalisierung per Atlatos Expense Engine

Mit unserem Tool gelingt die Reisekostenabrechnung
komfortabel und leicht.

Geschäftsreisen abrechnen? Einfach per App von unterwegs.

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Mehr Komfort für alle: Reisende, Assistenz, Genehmiger und Buchhaltung

Kalkulation Reisepauschalen
Die Pauschalen für Fahrtkosten, Verpflegung und Unterkunft können nach den gesetzlichen und firmenspezifischen Vorgaben automatisiert berechnet werden.

Belege hochladen
Mit der App die Rechnungen fotografieren und die Belegdaten werden ausgelesen.

Gebuchte Reisen abrechnen
Aus den Buchungs- und Abrechnungsdaten erstellt die Atlatos Expense Engine Abrechnungsvorlagen. Das spart den Reisenden viel Zeit!

Abrechnungen freigeben
Ob mehrstufiger Genehmigungsprozess oder automatisierte Freigaben: Ein übersichtliches Dashboard ermöglicht Freigaben effizient und überall – am PC oder per App.

Auszahlung an Reisende
Zur Auszahlung werden die Abrechnungsdaten in die Finanz- und Gehaltssysteme übermittelt – per firmenspezifischer Schnittstelle oder über unsere Standard-Exporte, wie zum Beispiel Datev, SAP, Navision oder Diamant.

Setzen Sie auf eine maßgeschneiderte Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt

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Unsere Vorteile für Ihr Unternehmen

End-2-End-Prozess ohne Systembruch
Mit der Kombination von Online Booking Engine und Reisekostenabrechnung profitieren Sie von einem End-2-End Prozess ohne Systembruch. Ob per App oder am PC – der Reiseantrag, die Reisebuchung und die Reisekostenabrechnung wird in einem System nach Ihren Unternehmensanforderungen umgesetzt.

Flexible Konfiguration
Zahlreiche Systemeinstellungen ermöglichen eine kundenindividuelle Einrichtung. So haben Ihre Reisenden einen smarten Prozess, der genau auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist. Es fehlt eine Funktion? Dann programmieren werden gerne individuelle Lösungen für Sie.

Beratung und komplette Systemeinrichtung
Wir begleiten Sie im kompletten Prozess der Systemeinrichtung. Vom Kick-Off-Meeting über die Erstellung der Systemdokumentation bis zur Definition und Einrichtung von Schnittstellen. Erst wenn Sie zufrieden sind, haben wir unseren Job gemacht.

Datenschutz und Sicherheit
Der Schutz unserer Kundendaten hat bei uns höchste Priorität. Wir setzen auf ein ISO 27001 und PCI DSS zertifiziertes Rechenzentrum und führen regelmäßig externe Datenschutz- und Security-Audits durch.

Die Funktionen der Atlatos Expense Engine

Automatische Verarbeitung der Buchungsdaten des Atlatos Profi Travellers oder optional anderer Buchungssysteme
Unkomplizierte Ergänzung der vor Ort entstandenen Reiseausgaben
Belege mit der App fotografieren und Abrechnung vervollständigen
Berechnung der Verpflegungspauschalen inklusive der Kürzungen sowie der Unterkunftspauschalen (auch firmenspezifisch)
Berechnung der Fahrtkosten inklusive Google-Maps-Routenplanung
Mehrere Reisen in einer Abrechnung zusammenfassen
Abrechnung aller sonstiger Belege / Auslagenerstattung
Einfach Reisekostenabrechnungen als Assistenz für Reisende erstellen
Online-Workflow zur mehrstufigen Genehmigung von Abrechnungen
Übersichtliche Abrechnungshistorie und aktueller Status der Abrechnungen
Leichte Zahlungsfreigabe und Nachbearbeitung durch die Buchhaltung
Kontierungen nach Unternehmenswunsch
Abrechnung erfolgt nach den aktuellen Regelungen des deutschen Steuerrechtes EStG bzw. der öffentlichen Hand (z. B. BRKG, BayRKG, LRKG BW und weitere)
Option internationale Reisekostenabrechnung: Für Auslandsgesellschaften können auf Anfrage nationale Steuerrechte oder die reine Belegabrechnung inklusive zugehöriger Währung hinterlegt werden
Optionale 3-Monatsfrist-Prüfung inklusive Reporting
Standard-Schnittstelle für nachgelagerte Systeme wie SAP, DATEV, Navision, ADP und weitere Anwendungen
Kundenspezifische Export-Schnittstellen möglich
Abgleich der Buchungsdaten und Abrechnungsdaten für AirPlus-Transaktionen
Schnittstelle zur Validierung von Zusatzdaten
Optionale revisionssichere Archivierung nach GOBD für zehn Jahre möglich
Import der Stammdaten inklusive Genehmigungsstruktur
Second-Level-Support für Mitarbeitende der Buchhaltung, optionaler Semi-Selfservice für Reisende möglich
GiselaManieraLVMVersicherung

»Wir sind mit Atlatos sehr zufrieden!«

Uns gefällt das Atlatos- System sehr gut, denn alle unsere Reiseprozesse konnten wunschgemäß abgebildet werden. Vom Single Sign-On Verfahren, über eine Import-Schnittstelle zu unseren Stamm­daten und der Abbildung unserer Buchungs­prozesse.

Gisela Maniera,
Travel Managerin
LVM Versicherung

Christina Arbini, Prokuristin & Teamleitung senseXpense GmbH

»Effizient, einfach, individuell«

Die Atlatos Expense Engine bietet einen hocheffizienten Abrechnungsprozess – einfach in der Handhabung für die Reisenden und Mitarbeiter der Buchhaltung. Die Atlatos-End-to-End-Lösung (inkl. OBE) bedeutet für viele unserer Kunden einen deutlichen Gewinn an Transparenz, Effizienz und Kostenreduzierung. Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung ist schnell umgesetzt und sowohl unsere Kunden als auch unsere Mitarbeiter sind sehr zufrieden!

Christina Arbini,
Prokuristin & Teamleitung
senseXpense GmbH

»Unsere Mitarbeiter lieben die App!«

Heute werden Flüge, Hotels, Mietwagen und auch Bahnreisen online oder per App gebucht. Unterstützt werden wir von einem erfahrenen Geschäftsreisebüro, das als Fulfillmentpartner von Atlatos eingesetzt wird. Was noch gefällt: das aussagekräftige Reporting für die Verhandlung von Firmenkonditionen und die Abbildung unserer zentralen Bezahlprozesse mit AirPlus.

Olga Hensing, KYOCERA Document Solutions

»Unser Fazit nach 2.000 Buchungen: Hervorragend!«

Unsere Mitarbeiter können einfach und spontan Geschäftsreisen buchen und die Abrechnung in einem System nach unseren Vorgaben erstellen. Die Prüfung der Abrechnung mit dem automatischen Export in SAP hat sich erheblich vereinfacht. Individuelle Programmierungen sind möglich und wir haben einen persönlichen Ansprechpartner bei allen Anliegen rund um das System.

Silvia Schottenheim, Deutsche Leasing AG

Lernen Sie die Atlatos Expense Engine kostenfrei kennen.

Revolutionieren Sie jetzt den Prozess Ihrer Reisebuchungen! Im persönlichen Online-Webinar mit Testzugang erleben Sie wie Atlatos Ihr Travel Management optimiert und vereinfacht.

Laura Zingel
Account Managerin