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Travel Manager
Kostenoptimierung
Das Sparschwein eines jeden Unternehmens
Ein professionelles Travel Management für mehr Einsparungen
Die Aufgabe eines jeden Travel Manager ist die Optimierung von Reiseausgaben. Ein Travel Management System bietet die optimale Steuerung von indirekten und direkten Reisekosten durch einen effizienten Preisvergleich und Prozessveränderungen nach den Anforderungen des Unternehmens. Durch spezielle verhandelte Einkaufskonditionen und einem genauen Preis- und Leistungsvergleich können Reisekosten direkt reduziert werden.
Steuerung des Contents: Welche Anbieter werden präferiert angezeigt? Werden Anbieter ausgeblendet?
Aushandeln von speziellen Sonderraten oder auch kostenfreien Zusatzleistungen wie das kostenfreie Navigationssystem im Mietwagen
Integration der Atlatos & Reisebüro-Sonderraten sowie der Firmenraten der Hotelanbieter
Teilnahme am BahnCorporate Programm und an Airline-Programmen
Steuerung der Reiseausgaben durch interaktive Reiserichtlinien
Durch die Hinterlegung der Reiserichtlinie im System können Mitarbeiter nur die Reiseleistungen buchen, für die auch eine Freigabe vorliegt. Diskussionen über zu teuer gebuchte Reisen gehören damit der Vergangenheit an. Durch die Optimierung der Reiseprozesse können die indirekten Reisekosten erheblich reduziert werden.
Einsparungsanalyse:
Gezielt Möglichkeiten der Einsparung erkennen und verwirklichen
In regelmäßigen Abständen ist für jeden Travel Manager eine Einsparungsanalyse wichtig. Wie hoch sind die IST-Kosten und welche Möglichkeiten für weitere Einsparungen bestehen?
Neben Beratern mit dem Kerngebiet „Travel Management“ kann auch der Reisebüro- Partner oder Ihr Atlatos-Betreuer Sie bei der Analyse unterstützen. Zum einen werden die direkten Kosten beleuchtet und gleichzeitig auch die indirekten Reiseausgaben, die durch Vereinfachung des Reiseprozesses reduziert werden können.
Bei direkten Kosten sind die genauen Ausgaben bei den unterschiedlichen Anbietern wie Airlines, Hotels und Mietwagenanbieter Voraussetzung für eine Bewertung von Einsparungspotenzialen. Nach Identifizierung von Anbietern mit dem entsprechenden Volumen für Firmenraten werden die Verhandlungen mit den Anbietern begleitet. Dabei werden auch die Zusatzkosten wie Kreditkartenaufschläge für Flüge, Stornierungs- und Parkgebühren bei den Hotels oder das Navigationssystem sowie Anlieferungskosten für den Mietwagen nicht vergessen.
Bei den Prozesskosten steht die eingesetzte Arbeitszeit für die Reisebuchung, die Reisegenehmigung und die Reisekostenabrechnung mit entsprechender Verbuchung und Auszahlung an die Mitarbeiter im Vordergrund.
Bei dem Genehmigungsprozess stellt sich die Frage, welche Kosten der Genehmigungsprozess durch die Verzögerung bei der Buchung von den Geschäftsreisen verursacht. Als Alternative kann auch ein passiver Genehmigungsprozess oder die Genehmigung bei der Reisekostenabrechnung beleuchtet werden.
Zusammenfassend werden unter anderem folgende Punkte bei der Einsparungsanalyse betrachtet:
Firmenratenverhandlung
Partizipation an Bonuspunkte-Programmen
Analyse der gebuchten Tarifklassen, Umbuchungen und Stornierungen
Zeitaufwand bei der Reisebuchung ggls. Änderung im Buchungsprozess
Adaptionsrate der Nutzung des Online-Buchungstools
Kostenoptimierung bei den Zahlungsprozessen
Optimierung des Genehmigungsprozesses, wenn vorhanden
Überprüfung der Reiserichtlinien
Kostenoptimierung bei den Abrechnungsprozessen
CO2-Nachhaltigkeits-Berechnungen
etc.